Как открыть PST и сохранить письма Outlook

Чтобы открыть PST в классическом Outlook для Windows, выберите «Файл → Открыть и экспортировать → Открыть файл данных Outlook». Архив появится рядом с почтовым ящиком. Для сохранения переписки нужен другой пункт: «Импорт и экспорт» с выгрузкой в PST. Сначала определите, хотите вы прочитать старые письма или сделать новую копию.

Новый Outlook тоже умеет работать с PST, но команды и условия отличаются. Если на компьютере есть только OST, действуйте через подключённый почтовый профиль: переименование файла не создаст переносимый архив. Ниже приведены маршруты для Windows и проверка результата, после которой можно переходить на другой компьютер.

Какой файл нужен для вашей задачи

При переезде на новый компьютер вход в тот же почтовый ящик переносит только письма с сервера. Локальные архивы PST, которые вы подключали вручную, на новом компьютере сами не появятся. Поэтому проверять нужно оба места: серверный ящик и отдельные файлы архивов. Подписи Outlook, шаблоны Word и макросы Excel в PST не попадают, их копируют отдельными файлами по списку для переноса Office на другой компьютер.

Если вам прислали отдельное расписание с расширением .ics, открывать его как почтовый PST не нужно. Для календарных событий используйте инструкцию чем открыть ICS и как добавить календарь в Outlook: там разделены импорт файла, подписка по ссылке и проверка времени встреч.

Почему PST и OST нельзя подменять

Оба файла открываются в Outlook, но устроены и используются по-разному.

PST — файл данных Outlook, который используют для локального хранения и переноса почтовых элементов. OST служит локальной копией данных подключённого ящика. При настройке поддерживаемой учётной записи Outlook создаёт OST и загружает данные с сервера; переносить его как готовый PST на другой компьютер нельзя.

Если старый профиль работает, откройте его, дождитесь, пока Outlook догрузит с сервера все письма за нужный период, и только после этого экспортируйте нужные папки в новый PST. Если сохранился только OST, а доступа к профилю и серверу нет, обычный мастер открытия PST не решит задачу. Сохраните исходный файл и обратитесь к администратору за доступом или серверной резервной копией. Не удаляйте профиль, пока не выяснили, где находится единственный экземпляр нужной переписки.

Расширение проверяйте в свойствах файла: по значку PST и OST легко спутать. Название «Архив» в дереве папок бывает и у обычной папки внутри ящика. Запишите фактический путь к локальному файлу. В классическом Outlook расположение видно через «Файл → Настройка учётных записей → Настройка учётных записей → Файлы данных».

Как подключить PST в классическом Outlook

Подключение не переносит письма в основной ящик: архив остаётся отдельным файлом, а удаление и перемещение писем в его папках сразу записываются в этот файл.

Скопируйте архив с внешнего накопителя или сетевой папки в отдельную локальную папку на диске компьютера, чтобы Outlook работал с копией и не зависел от того, подключена ли флешка. Откройте его через «Файл → Открыть и экспортировать → Открыть файл данных Outlook», затем разверните добавленный архив в левой панели. По умолчанию классический Outlook ищет только в текущем почтовом ящике, поэтому для поиска в подключённом PST выберите в области поиска «Все почтовые ящики». Если письма не находятся даже при правильной области, смотрите статью почему не работает поиск в Outlook.

Подключение архива удобно для чтения, потому что архив виден в левой панели отдельным деревом папок и старые письма не смешиваются со свежей перепиской в основном ящике. Импорт выбирают, когда содержимое нужно поместить в другой ящик. До импорта решите, в какую папку оно попадёт и как поступать с повторяющимися письмами. Не запускайте его несколько раз подряд только потому, что письмо не нашлось в текущей папке.

Если классический Outlook на компьютере установлен и активирован, для работы с PST ничего докупать не нужно. Если Outlook нет совсем, поставить отдельное приложение поможет инструкция «Microsoft Outlook отдельно: покупка и активация».

Как сохранить письма Outlook в PST

Экспорт делают в классическом Outlook на том компьютере, где ящик работает.

В классическом Outlook проверьте выбранный ящик и полноту загрузки. Для Exchange с кешированием выгружаются локально доступные элементы. По умолчанию в кеше лежат письма за последние 12 месяцев. Если нужен весь период, откройте «Файл → Настройка учётных записей → Настройка учётных записей», дважды щёлкните ящик Exchange, переместите ползунок загрузки почты за прошлый период в положение «Все» (или отключите режим кэширования Exchange), перезапустите Outlook и дождитесь завершения синхронизации.

1. Откройте «Файл → Открыть и экспортировать → Импорт и экспорт».
2. Выберите «Экспорт в файл», затем «Файл данных Outlook (.pst)».
3. Выберите в дереве ящик или нужную папку, установите флажок «Включить вложенные папки» и нажмите «Далее».
4. Нажмите «Обзор», выберите локальную папку вне синхронизируемой папки OneDrive, введите новое имя файла, например «Почта-2026.pst», и нажмите «ОК».
5. Нажмите «Готово». В окне «Создание файла данных Outlook» задайте пароль или оставьте поля пустыми и нажмите «ОК». Когда экспорт закончится, подключите полученный файл через «Открыть файл данных Outlook» и проверьте содержимое.

Экспорт создаёт копию: письма остаются в Outlook, вложения входят в выгрузку. Правила обработки почты и настройки представления папок таким способом не переносятся. Для нескольких учётных записей повторите операцию отдельно. Подробности для классического и нового Outlook есть в инструкции Microsoft по экспорту PST.

Где искать PST в новом Outlook

В новом Outlook работа с PST устроена иначе и зависит от подписки.

Файлы данных в новом Outlook

Чтобы открыть архив, выберите «Параметры → Файлы → Файлы данных Outlook → Добавить файл», укажите PST и нажмите «Открыть»: архив появится в списке папок отдельным деревом. В части сборок раздел «Файлы» подписан «Файлы данных». Для экспорта откройте «Параметры → Файлы → Экспорт», нажмите «Начало работы» и выберите в мастере ящик или папки. Microsoft указывает для открытия PST подписку Microsoft 365 у используемой учётной записи, установленный classic Outlook той же разрядности и отсутствие поддержки в ARM-версии нового Outlook.

В англоязычной справке Microsoft по импорту описана команда «Параметры → Файлы данных → Импорт»; в русском интерфейсе пункт «Импорт» находится в разделе «Параметры → Файлы». Русская версия той же страницы пока сообщает, что импорт в новом Outlook недоступен. Она предлагает выбрать PST, исходные папки, обработку дублей и целевой ящик. Если команды нет в вашей установке, используйте мастер классического Outlook. Календарь и контакты из PST новый Outlook пока не показывает, поэтому проверяйте их в классическом Outlook.

Требование подписки касается именно нового Outlook: бессрочная лицензия Outlook 2024 его не выполняет, зато в классическом Outlook 2024 PST открывается без подписки. Чем отличаются эти модели лицензирования, разобрано в сравнении Office 2024 и Microsoft 365.

Проверка архива перед сменой компьютера

Проверка занимает несколько минут и спасает от потери старой переписки.

Размер PST не подтверждает полноту. До экспорта выберите контрольные письма: самое раннее нужное, последнее, письмо с важным вложением и сообщение из глубоко вложенной папки.

После открытия копии найдите эти письма вручную, сверьте у каждого дату и отправителя, откройте вложение и убедитесь, что это та версия документа, которая вам нужна. Если раньше сохраняли календарь и контакты, посмотрите их в классическом Outlook. Такой набор контрольных точек выявляет типичные пропуски быстрее, чем случайный просмотр нескольких входящих.

Для важных папок сравните число элементов в исходной папке и в её копии, причём смотрите на обе при одинаковых условиях просмотра, без фильтров, группировки и ограничения по дате, иначе счётчики разойдутся даже при полной выгрузке. Если часть переписки отбиралась по дате, не сравнивайте её с полным ящиком. Удобно записать, например: «Проект Север, вся папка, включая договоры; проверено письмо от 18 марта с приложением». По такой записи проверку можно повторить на новом компьютере.

Перед копированием рабочего PST на другой носитель закройте Outlook, потому что Outlook держит открытый файл данных занятым, а исходный архив оставьте на месте, пока не проверите копию на новом компьютере. На нём сначала установите подходящее приложение; если переносите весь пакет, поможет инструкция по установке Office 2024. Затем подключите перенесённую копию и повторите контроль писем.

Если архив пустой или не открывается

Если архив пустой, сначала проверьте выгрузку и только потом сам файл.

Сначала проверьте, выбран ли нужный файл, развернуты ли его подпапки и нет ли фильтра в текущем представлении. При отсутствующих старых письмах сравните исходный ящик с веб-почтой: возможно, до экспорта загрузилась только часть периода. Если файл не открывается после переноса, попробуйте заново скопировать его с исходного носителя.

Для повреждений Microsoft предлагает средство восстановления папки «Входящие» (SCANPST.EXE). Закройте Outlook, сохраните отдельную копию PST и запустите SCANPST.EXE из папки Office: для Outlook 2016 и 2019 Microsoft указывает C:\Program Files (x86)\Microsoft Office\root\Office16, а если там файла нет, найдите SCANPST.EXE поиском в C:\Program Files\Microsoft Office. Нажмите «Обзор», выберите рабочий экземпляр PST и нажмите «Начать»; если ошибки найдены, нажмите «Восстановить». Часть элементов после восстановления иногда пропадает, поэтому резервная копия нужна в любом случае. Сведения о выпусках собраны в сравнении версий Microsoft Outlook.

Когда достаточно сохранить одно письмо

Для одного письма весь архив PST не нужен, хватит отдельного файла.

Если вместо общего архива вы получили отдельный файл .eml, начните с просмотра одного сообщения. В инструкции чем открыть EML и проверить вложения разобраны бесплатный просмотр, настройка приложения по умолчанию и импорт папки писем в новый Outlook.

В новом Outlook в заголовке письма выберите «Дополнительные действия → Сохранить как» (или щёлкните письмо в списке правой кнопкой): письмо сохранится файлом .eml, имя по умолчанию совпадает с темой. В классическом приложении откройте письмо двойным щелчком, выберите «Файл → Сохранить как» и формат в списке «Тип файла». Для читаемой копии откройте печать («Файл → Печать» в классическом Outlook, «Дополнительные действия → Печать → Печать» в новом) и выберите принтер «Печать в PDF (Майкрософт)», в английской Windows он называется Microsoft Print to PDF.

PDF удобен для согласования текста, но вложенные документы лучше передать отдельно, потому что при печати письма в PDF вложения в него не попадают. Если получателю важны само сообщение и вложения, сначала проверьте отдельный почтовый файл. Полный PST ради одной фразы отправлять избыточно: вместе с ней можно передать лишнюю переписку.

5.09 отзывов

Microsoft Outlook 2024 — бессрочный ключ с привязкой

6 970 ₽5 970 ₽

В корзину

4.95484 отзыва

Microsoft 365 Персональный — подписка на 1 год для России

6 970 ₽

В корзину

4.95484 отзыва

Microsoft 365 для семьи — подписка на 1 год для России

9 470 ₽

В корзину

5.09 отзывов

Microsoft Outlook 2024 — бессрочный ключ с привязкой

6 970 ₽5 970 ₽

В корзину

4.95484 отзыва

Microsoft 365 Персональный — подписка на 1 год для России

6 970 ₽

В корзину

4.95484 отзыва

Microsoft 365 для семьи — подписка на 1 год для России

9 470 ₽

В корзину

Дистрибутивы: Microsoft Outlook 2024, Microsoft 365 Персональный (Personal), Microsoft 365 Для семьи (Family).

Часто задаваемые вопросы

Нужно ли импортировать PST, чтобы прочитать архив?

Нет, достаточно подключить файл. Импорт нужен для помещения содержимого в выбранный ящик.

Почему после копирования OST письма не появились?

OST не переносится как самостоятельный архив. Настройте исходную учётную запись либо экспортируйте данные в PST из работающего профиля.

Можно ли переименовать OST в PST?

Нет. OST привязан к профилю и ящику, для которых Outlook его создал, и перенести его на другой компьютер нельзя. Данные из него сохраняют экспортом в PST из работающего профиля.

Почему поиск не показывает старое письмо?

Проверьте подключённый архив, область поиска, фильтры и наличие письма в нужной папке вручную.

Удалять ли старый файл сразу после переноса?

Сначала откройте копию на новом компьютере и проверьте контрольные письма с вложениями. До проверки сохраните оригинал.

Нужна ли новая лицензия, если Outlook уже работает?

Для штатной работы с PST в подходящем лицензированном классическом Outlook повторная покупка не нужна.