Как открыть XML в Excel и сохранить данные в таблице

Открыть XML в Excel как таблицу проще всего через Power Query: «Данные → Получить данные → Из файла → Из XML». Выберите файл, нажмите «Преобразовать данные», раскройте нужные поля и загрузите результат на лист. Для небольшого плоского файла хватит и «Файл → Открыть», а вот переименовать XML в XLSX не получится: книгой Excel файл от этого не станет.

Исходный XML сохраните отдельно и не перезаписывайте его.

Таблица нужна для анализа, а файл для обратной загрузки в учётную систему живёт по своим правилам. Если в файле строки с разделителями без XML-разметки, это CSV: для него есть инструкция как открыть CSV в Excel по столбцам.

Почему XML не открывается готовой таблицей

XML хранит данные в именованных элементах, вложенных друг в друга. Один заказ содержит номер, дату и несколько товарных позиций. Поэтому до импорта решите, чем будет одна строка результата: целым заказом или отдельным товаром. Выгрузка каталога, служебный файл программы и старый формат XML Spreadsheet 2003 устроены по-разному, и общего шаблона для них нет.

Расширение .xml само по себе ничего не говорит о структуре файла.

Как импортировать XML в Excel для Windows через Power Query

1. Сохраните XML из письма или архива в отдельную папку и создайте новую книгу.
2. Откройте «Данные → Получить данные → Из файла → Из XML» и выберите файл.
3. В навигаторе выберите узел по предварительному просмотру и нажмите «Преобразовать данные».
4. В редакторе Power Query раскройте вложенные столбцы значком с двумя стрелками в заголовке и оставьте только нужные поля.
5. Задайте типы: коды как текст, количество как число, даты с учётом формата источника.
6. Нажмите «Главная → Закрыть и загрузить», проверьте лист и сохраните книгу как XLSX под новым именем.

Маршрут импорта есть в справке Microsoft по источникам Power Query. Узлы в навигаторе зависят от самого файла, и одинаковых названий у разных выгрузок не будет. Power Query встроен в Excel для Windows начиная с версии 2016, XML входит в список источников в таблице совместимости версий.

Быстрый способ: «Файл → Открыть»

Для небольшого файла без вложенности подойдёт обычное открытие. Выберите «Файл → Открыть» и укажите XML. Excel для Windows покажет окно «Открытие XML» с тремя вариантами:

• «XML-таблица» создаёт новую книгу с XML-таблицей, а схему Excel выводит из файла, если ссылки на схему нет;
• «книга только для чтения» раскладывает данные в обычную таблицу, теги становятся заголовками столбцов;
• «использовать область задач „Источник XML“» показывает схему, чтобы сопоставить элементы с ячейками вручную.

Если файл ссылается на таблицы стилей XSLT, вместо этого появится окно «Импорт XML»: открыть без стиля или применить один из стилей. Порядок действий есть в справке Microsoft по импорту данных XML.

Что делать со столбцами Table, Record и List

Table в ячейке предпросмотра значит, что внутри вложенная таблица. Record хранит набор именованных полей, List хранит список значений. Нажмите значок раскрытия в заголовке столбца и выберите поля, а список разверните в новые строки. Все операции показаны в справке Microsoft по вложенным столбцам.

Вложенные таблицы в Power Query (кадр Microsoft, интерфейс на английском, Power Query Online)

Пример: в условном заказе А-17 две позиции, товар 00107 в количестве 2 и товар 00108 в количестве 3. Если строка таблицы означает позицию, строк будет две, номер заказа повторится в обеих, а сумма из шапки встанет рядом с каждым товаром и при сложении столбца удвоит итог. Так и должно быть. Удалять такую строку как дубль нельзя.

Поэтому суммы из шапки заказа по строкам не складывайте.

Считайте количество по позициям, а показатели всего заказа сверяйте отдельно. До загрузки запишите ожидаемое число заказов и позиций на небольшом фрагменте исходника, чтобы потом было с чем сравнить.

Произвольный XML не всегда становится плоской таблицей без потерь. В документации XML-коннектора Microsoft предупреждает про смешанное содержимое: текст рядом с дочерними элементами теряется при разборе через Xml.Tables, поэтому для таких документов сверяйте важные поля с оригиналом или просите у отправителя табличную выгрузку.

Как сохранить нули, длинные коды и даты

Код 00107 храните как текст, если нули входят в идентификатор. Числовая ячейка Excel хранит не больше 15 значащих цифр, поэтому длинные коды тоже нужны текстом. В Power Query выберите столбец и назначьте тип «Текст» до загрузки на лист. Если уже появился шаг, превращающий код в число, исправьте этот шаг. В диалоге смены типа выберите «Заменить текущий», когда Excel его предлагает. Текстовый тип, добавленный после потери нулей, их не вернёт, данные придётся взять из XML заново. Подробности в инструкции Microsoft про нули и длинные числа.

Типы столбцов в Power Query (пример на данных из CSV)

Даты и дроби проверьте по региональным правилам источника. Запись 03/04/2026 без пояснения читается и как 3 апреля, и как 4 марта, а десятичным разделителем бывает точка или запятая. Внизу меню типа столбца есть пункт «Использовать языковой стандарт» (Using locale): выберите тип и регион, как в справке по типам Power Query. Массовая замена точек на запятые по всему файлу испортит коды и текст.

Как открыть XML в Excel на Mac

В Excel для Microsoft 365 на Mac XML импортируется через Power Query: «Данные → Получить данные (Power Query)», источник XML, затем «Преобразовать данные» и загрузка на лист. Microsoft пишет об этом в инструкции Power Query для Mac и называет для редактора Power Query версию 16.69 или новее у подписчиков.

Нет команды? Проверьте лицензию и версию приложения. Справка относится к подписке Microsoft 365, на бессрочный Excel 2024 для Mac её не переносите, а для разовой задачи попросите у отправителя XLSX или прочитайте XML текстовым редактором. Различия платформ собраны в материале Office на Mac и Windows.

Если Excel нужен для регулярных выгрузок

Для постоянной работы с таблицами на Windows есть отдельный Microsoft Excel 2024 с привязкой. Бессрочная лицензия рассчитана на одно устройство Windows или Mac, а маршрут через Power Query из этой статьи относится к Windows. Про покупку одного приложения без пакета: Excel отдельно: покупка и установка.

Хит продаж 5.09 отзывов

Microsoft Excel 2024 

бессрочный ключ с привязкой

• Активация у правообладателя
• Выдача на почту обычно за минуту
• Гарантия 12 месяцев или на срок подписки

6 070 ₽

5 970 ₽

Подробнее

Дистрибутив: Microsoft Excel 2024.

Обмен с 1С и другими учётными программами требует настройки и на стороне этих программ. Какие приложения нужны для работы с 1С: Excel и 1С: какой Office нужен.

Если настольные приложения нужны на нескольких устройствах, подойдёт Microsoft 365 Персональный на год. План рассчитан на одного пользователя, работает на пяти устройствах одновременно и включает 1 ТБ в OneDrive. Если подписка уже есть, повторно её покупать ради XML не нужно.

Хит продаж 4.95484 отзыва

Microsoft 365 Персональный 

подписка на 1 год для России

• Активация у правообладателя
• Выдача на почту обычно за минуту
• Гарантия 12 месяцев или на срок подписки

6 970 ₽

Подробнее

Дистрибутив: Microsoft 365 Персональный (Personal).

Как проверить XLSX после импорта

1. Сравните несколько исходных записей с таблицей, включая запись с несколькими вложенными позициями.
2. Проверьте коды с ведущими нулями, длинные идентификаторы, даты и дробные значения.
3. Сверьте число строк и контрольные итоги с учётом повторов полей заказа.
4. Сохраните XLSX, закройте и снова откройте книгу.

Пустая ячейка значит, что элемент в XML отсутствует или пуст. Не заполняйте её нулём, пока не ясен смысл поля. Большой файл сначала проверьте на небольшом известном фрагменте и только потом применяйте преобразования ко всей выгрузке. «Данные → Обновить всё» перечитывает источник и повторяет сохранённые шаги. Правки на листе обратно в XML не уходят. Поэтому заметки храните отдельно от результата запроса (справка Microsoft по обновлению подключений).

Обновление перестало работать? Проверьте путь к XML и шаг с ошибкой: отправитель мог переименовать поле или поменять вложенность. Тогда запрос нужно поправить, переустановка Excel тут не поможет. Типичные причины собраны в инструкции по ошибкам источника данных.

Можно ли после правок сохранить всё обратно в XML

Power Query обратного экспорта не делает. В настольном Excel для Windows для этого есть XML-карты: элементы схемы сопоставляются с ячейками, часто нужна XSD-схема, и у механизма есть ограничения. В Excel для Mac и в браузере XML-карты не работают, подробнее в справке Microsoft по XML-картам.

Для файла под обратную загрузку сначала получите требования владельца системы.

Когда кроме Excel нужны Word и PowerPoint для домашних некоммерческих и учебных задач, есть Office 2024 Home на одно устройство. Для организации нужен вариант с правами на коммерческое использование. Сравнение постоянной лицензии и подписки: Office 2024 и Microsoft 365.

Вопросы об XML в Excel

Можно ли просто переименовать XML в XLSX?

Нет. Чтобы получить книгу, импортируйте данные и сохраните результат в формате XLSX.

Можно ли открыть XML без Power Query?

Да. В Excel для Windows выберите «Файл → Открыть» и в окне «Открытие XML» укажите «XML-таблица» или «книга только для чтения». Для вложенных данных надёжнее Power Query.

Почему после импорта видны Table или Record?

Это вложенные данные. Раскройте нужные поля значком в заголовке столбца Power Query.

Зачем хранить код 00107 как текст?

Так сохраняются ведущие нули. В идентификаторе они часть значения, их нельзя терять.

Почему заказ повторился в нескольких строках?

После раскрытия позиций каждая строка соответствует товару внутри заказа. Проверьте смысл строки перед удалением дублей.

Работает ли импорт XML через Power Query на Mac?

Да, в Excel для Microsoft 365 на Mac. На бессрочный Excel для Mac этот маршрут автоматически не переносится, проверьте свою версию.

Нужна ли XSD-схема для импорта?

Для импорта через Power Query нет. Схема бывает нужна для XML-карт, если данные надо выгружать обратно в XML.

Обновление запроса запишет правки обратно в XML?

Нет. Оно перечитывает источник и обновляет результат в книге.