График отпусков на 2027 год в Excel: формулы, праздники и срок утверждения

График отпусков на 2027 год нужно утвердить не позднее 17 декабря 2026 года, этого требует статья 123 Трудового кодекса. В Excel его удобно вести по строке на каждую часть отпуска. Дату окончания считает формула =РАБДЕНЬ.МЕЖД(начало−1;дни;"0000000";Праздники): она пропускает 14 праздничных дней 2027 года. Полосы отпусков по дням рисует условное форматирование.

Формула «начало плюс дни минус один» ошибается на каждом празднике. Отпуск в 14 дней с 26 апреля 2027 года по ней кончается 9 мая, а по закону 11 мая: 1 и 9 мая в счёт отпуска не входят.

Для сверки дат глазами пригодится наш календарь 2027 года с праздниками и переносами выходных. Его можно распечатать на листе А4 или скачать в PDF.

Календарь 2027 с праздниками

Шаг 1. Лист с праздниками 2027 года

Нерабочие праздничные дни, которые выпали на отпуск, в число его дней не включаются (часть 1 статьи 120 ТК). Поэтому формулам нужен их список. Создайте лист «Праздники» и введите в столбец A четырнадцать дат из статьи 112. Таблицу ниже можно выделить мышью и вставить в Excel целиком.

Субботы и воскресенья в этом списке оставьте. Праздник, совпавший с выходным, в отпуск всё равно не входит: так в 2026 году ответила Гострудинспекция в Челябинской области, в её примере субботнее 9 мая продлило отпуск на день. Перенесённые выходные 22 февраля, 3 мая, 10 мая, 14 июня, 5 ноября и 31 декабря 2027 года в список не попадают. Это обычные дни отдыха, они входят в отпуск: так отвечает Роструд на Онлайнинспекции. Откуда взялись эти даты, видно в производственном календаре на 2027 год: три переноса задало постановление Правительства № 1187 от 17 сентября 2026 года, ещё три следуют из самой статьи 112.

Май 2027 в нашем календаре

Выделите даты, впишите в поле «Имя» слева от строки формул слово Праздники и нажмите Enter. Теперь формулы на любом листе обращаются к списку по имени, а не по адресу. Для нормы часов этот список не годится: там нужны будние нерабочие дни вместе с перенесёнными выходными, без субботних и воскресных праздников. Такой список и формулы есть в статье про рабочие дни и часы 2027 года по месяцам.

Если чья-то часть отпуска переходит на январь 2028 года, допишите в список даты с 01.01.2028 по 08.01.2028. Новогодние праздники закон называет каждый год одинаково, ждать нового постановления не нужно. Без этих дат отпуск в 7 дней с 27 декабря 2027 года формула закончит 2 января, а правильный ответ 10 января: все восемь январских праздников 2028 года в счёт отпуска не входят.

Шаг 2. Таблица отпусков: строка на каждую часть

На листе «График» заведите столбцы: A «Сотрудник», B «Подразделение», C «Начало», D «Дней», E «Окончание», F «Уведомить до», G «Проверка». Отпуск из двух частей занимает две строки. С таким устройством сетка и проверки из следующих шагов обходятся без лишних столбцов на вторую и третью часть.

В столбцы E и F этого примера мы подставили результат формул, пересчитав его по тем же правилам. В свою таблицу вводите только A–D, а в E2 вставьте формулу и протяните её вниз:

Строка "0000000" описывает неделю без выходных: для РАБДЕНЬ.МЕЖД ноль означает рабочий день. Значит, днём отпуска считается любой день, кроме дат из списка «Праздники». Единицу из начала вычитаем потому, что функция отсчитывает дни после начальной даты, а первый день отпуска тоже должен войти в счёт.

Обратная формула вернёт число дней и годится для проверки чужого файла, где окончание введено руками:

В F2 поставьте дату, до которой работника нужно известить о начале отпуска под роспись. По статье 123 это не позднее чем за две недели:

Столбцы C, E и F отформатируйте как дату, иначе вместо 11.05.2027 Excel покажет пятизначное число.

Шаг 3. Проверка: 28 дней и часть не короче 14

Основной отпуск длится 28 календарных дней (статья 115 ТК). Делить его на части можно по соглашению с работником, но одна из частей должна быть не меньше 14 календарных дней (статья 125). Обе проверки делает одна формула в G2:

В примере у сотрудника 3 набралось только 21 день, и в обеих его строках формула напишет «не 28 дней». У кого отпуск длиннее, например у работников с инвалидностью (не меньше 30 дней по части 3 статьи 115) или с дополнительным отпуском, заведите столбец с нормой и подставьте ссылку на него вместо 28.

Имена сотрудников лучше выбирать из выпадающего списка. Для формулы «Сотрудник 1» и «Сотрудник 1 » с пробелом на конце разные люди, и лишний пробел молча развалит проверку.

Шаг 4. Полосы отпусков по дням года

Сетка справа от таблицы показывает весь год. В H1 введите первую дату:

В I1 введите следующую формулу и протяните её вправо до столбца NH, где окажется 31.12.2027:

Сузьте столбцы сетки и оставьте в формате дат только число месяца. Чтобы имена и даты не уезжали при прокрутке, закрепите область по ячейке H2.

Выделите диапазон H2:NH100 и откройте «Главная» → «Условное форматирование» → «Создать правило» → «Использовать формулу для определения форматируемых ячеек». Введите формулу, нажмите «Формат», на вкладке «Заливка» выберите цвет и сохраните правило. Порядок действий описан и в справке Microsoft по условному форматированию. Создайте так три правила. Первое красит дни отпуска:

Второе выделяет праздники другим цветом:

Третье закрашивает субботы и воскресенья серым. ДЕНЬНЕД с типом 2 нумерует дни с понедельника, поэтому 6 и 7 означают выходные:

Знаки $ здесь работают так: H$1 держит строку с датами, $C2 и $E2 держат столбцы начала и окончания, а остальное Excel сдвигает сам для каждой ячейки сетки. Новые правила Excel ставит в начало списка, поэтому сразу после создания сверху окажется правило выходных, и субботы с воскресеньями внутри полос станут серыми. В «Условное форматирование» → «Управление правилами» кнопками со стрелками расставьте правила так: сверху праздники, под ними отпуск, внизу выходные. Тогда субботы и воскресенья отпуска останутся цветом полосы, 1 и 9 мая у сотрудника 1 будут цветом праздников, и видно, за счёт чего его отпуск вырос с 14 до 16 календарных дней.

Диспетчер правил условного форматирования

Шаг 5. Сколько человек в отпуске в один день

Под таблицей, в строке 101, посчитайте для каждого дня, сколько частей отпусков на него приходится. Формула для H101, дальше протяните вправо:

Для одного подразделения добавьте в СЧЁТЕСЛИМН ещё одно условие:

Правило условного форматирования =H101>1 для этой строки подсветит дни, когда в отделе отдыхают двое и больше. Порог поменяйте под свой отдел: на складе из десяти человек одновременный отпуск двоих может быть нормой.

Как утвердить график на 2027 год и при чём здесь Т-7

Утвердить график нужно не позднее чем за две недели до нового года, то есть до 17 декабря 2026 года включительно; это четверг. Так считает и КонсультантПлюс. Минтруд в письме от 20 декабря 2022 года № 14-2/ООГ-7894 считал последним днём 18 декабря, но спорить с инспекцией из-за одного дня незачем.

Если в организации есть профсоюз, проект сначала отправляют ему: на мотивированное мнение по статье 372 у него пять рабочих дней. Подписанный график обязателен и для работодателя, и для работников. Часть сотрудников вправе уйти в отпуск в удобное им время, независимо от графика: несовершеннолетние, родители троих и больше детей, пока младшему нет 14 лет, один из родителей ребёнка-инвалида и другие категории из Трудового кодекса и отдельных законов.

Унифицированная форма Т-7 утверждена постановлением Госкомстата от 5 января 2004 года № 1, но с 2013 года она необязательна, и организация может утвердить свою форму. Если берёте Т-7, таблица из Excel закрывает графы 1, 3, 5 и 6: подразделение, ФИО, количество календарных дней и запланированную дату. Должность (графа 2) и табельный номер (графа 4) добавьте столбцами. Фактическую дату и перенос отпуска (графы 7–9) заполняют в течение года.

За отсутствие графика инспекция наказывает по части 1 статьи 5.27 КоАП: предупреждение или штраф от 1 000 до 5 000 рублей для должностных лиц и ИП, от 30 000 до 50 000 рублей для организаций.

В каком Excel это работает

Функции РАБДЕНЬ.МЕЖД, ЧИСТРАБДНИ.МЕЖД, СЧЁТЕСЛИМН и ДЕНЬНЕД справка Microsoft приводит для Excel 2016, 2019, 2021, 2024 и Microsoft 365. Отдельной программы для учёта отпусков небольшой организации не требуется. Если на компьютере кадровика нет Office, для графика хватит Excel отдельно от пакета.

5.010 отзывов

Microsoft Excel 2024 — бессрочный ключ с привязкой

6 070 ₽5 970 ₽

В корзину

4.98808 отзывов

Microsoft Office LTSC 2024 Professional Plus для Windows — бессрочный ключ

2 970 ₽2 470 ₽

В корзину

4.95488 отзывов

Microsoft 365 — приглашение в подписку на 1 год для 1 пользователя

6 470 ₽2 970 ₽

В корзину

5.010 отзывов

Microsoft Excel 2024 — бессрочный ключ с привязкой

6 070 ₽5 970 ₽

В корзину

4.98808 отзывов

Microsoft Office LTSC 2024 Professional Plus для Windows — бессрочный ключ

2 970 ₽2 470 ₽

В корзину

4.95488 отзывов

Microsoft 365 — приглашение в подписку на 1 год для 1 пользователя

6 470 ₽2 970 ₽

В корзину

Дистрибутивы: Microsoft Excel 2024, Microsoft Office LTSC 2024 Professional Plus, Microsoft 365 Для семьи (Family).

Часто задаваемые вопросы

До какого числа нужно утвердить график отпусков на 2027 год?

До 17 декабря 2026 года включительно. Статья 123 ТК требует утвердить график не позднее чем за две недели до нового года. Минтруд в письме 2022 года считал последним днём 18 декабря, но надёжнее уложиться в 17-е.

Входят ли праздничные дни в отпуск в 2027 году?

Нет. Нерабочие праздничные дни в отпуск не входят, даже если выпали на субботу или воскресенье, как 1 мая 2027 года. Перенесённые выходные, например 3 и 10 мая 2027 года, в отпуск входят.

Обязательно ли составлять график отпусков по форме Т-7?

Нет. С 2013 года форма Т-7 необязательна, организация может утвердить свою. Сам график отпусков обязателен для работодателя и работников по статье 123 ТК.

Как в Excel посчитать дату окончания отпуска с учётом праздников?

Формулой =РАБДЕНЬ.МЕЖД(C2-1;D2;"0000000";Праздники). В C2 стоит начало, в D2 число дней, «Праздники» — имя списка праздничных дат. Строка "0000000" делает днём отпуска любой день, кроме праздников.

Можно ли разделить отпуск на части по 7 дней?

Частично. По соглашению с работником отпуск делят на части, но хотя бы одна должна быть не меньше 14 календарных дней (статья 125 ТК). Оставшиеся 14 дней можно разбить, например, на две части по 7.