Каталог
Магазин
Полезное
Покупка и помощь
Пишем о технологиях
Microsoft Access: что это за программа и чем отличается от Excel
Microsoft Access — настольная реляционная СУБД из пакета Office для Windows. В одном файле с расширением .accdb она хранит связанные между собой таблицы, запросы к ним, формы для ввода данных и отчёты для печати. Access входит в Office профессиональный плюс и в часть подписок Microsoft 365, а в Office для дома и Office для дома и бизнеса его нет.
Программу замечают двумя путями. После установки Office профессиональный плюс в меню «Пуск» появляется незнакомый значок с буквой A рядом с Word и Excel. Или приходит файл .accdb (у старых баз .mdb), который ничем не открывается.
Если базу на работе ведут в Access, а у вас его нет, сначала решите, нужен ли он вам целиком или хватит бесплатного Access Runtime (о нём ниже).
Содержание7 разделов
Из чего состоит база Access
База данных Access собирается из шести видов объектов, и все они лежат в одном файле:
- таблицы хранят сами данные в строках и столбцах;
- запросы собирают сведения из нескольких таблиц, фильтруют их, добавляют, обновляют и удаляют записи;
- формы дают окно для ввода и правки, с кнопками и полями;
- отчёты оформляют выборку для печати или отправки;
- макросы и модули на VBA автоматизируют действия: открыть отчёт по кнопке, проверить ввод, выгрузить данные.
Главное отличие от электронной таблицы в связях.
Клиенты лежат в одной таблице, их адреса в другой, заказы в третьей, и Access знает, какой заказ чей. У клиента может быть три адреса доставки, но его имя записано один раз. Исправили телефон в карточке клиента, и он сразу изменился во всех заказах и отчётах.
Связи таблиц в окне «Схема данных»
Готовая база с формами выглядит для сотрудника как маленькая программа учёта: он открывает форму «Новый заказ», заполняет поля и не видит таблиц вообще. На Access собирают небольшие системы учёта: склад, договоры, оборудование, клиентская база офиса.
Первая версия Access вышла в 1992 году для Windows 3.0, а позже вошла в профессиональные выпуски Office. Access 2024 открывает тот же формат .accdb, что и Access 2007, поэтому в организациях до сих пор работают базы, созданные почти двадцать лет назад.
Кому нужен Access, а кому хватит Excel
Excel есть в любом Office и на любом устройстве, Access только в части наборов и только в Windows. Поэтому начинать стоит с вопроса, который предлагает сама Microsoft в справке «Управление данными с помощью Access или Excel»: ваши данные плоские или реляционные?
Плоские данные помещаются на один лист. Список клиентов, где у каждого один адрес и одно контактное лицо, Microsoft советует вести в Excel. Если у клиента несколько адресов, несколько контактов и история заказов, это уже связанные таблицы, и тут удобнее Access.
Второй вопрос: сколько человек вносит данные одновременно.
Access блокирует только ту запись, которую сейчас редактируют, поэтому пятеро сотрудников могут одновременно вводить разные заказы в одну базу на общей папке. Книгу Excel тоже можно править вместе, но для совместной работы в реальном времени она должна лежать в OneDrive или SharePoint. И целостность данных Excel не держит: «Проверка данных» ограничивает ввод в ячейку, а связи между листами никто не проверяет, тогда как Access, если в связи между таблицами включён флажок «Обеспечение целостности данных», не даст создать заказ на несуществующего клиента.
Третий вопрос: что вы делаете с данными дальше? Сводные таблицы, диаграммы и расчёты сценариев сильнее в Excel. Часто выгоднее держать обе программы: данные хранить в Access, а считать и строить диаграммы в Excel, который подключается к базе напрямую.
Если список ведёт один человек и он помещается на лист, оставайтесь в Excel, Access покупать не нужно. Если списков несколько и они связаны, а вносят данные несколько сотрудников в одной локальной сети и нужны формы для ввода и печатные отчёты, Access подходит хорошо.
Нужен доступ с телефона, из браузера или с Mac? Тогда Access сам по себе не подойдёт: он работает только как программа для Windows.
Access, Excel и SQL Server: различия в цифрах
Таблица собрана по спецификациям Microsoft на 12 ноября 2026 года: пределы Access, пределы Excel и выпуски SQL Server 2025.
Пределы Access, справка Microsoft
Предел в 255 пользователей стоит читать как потолок формата.
Access работает по файл-серверной схеме: на общем диске лежит обычный файл, а каждый компьютер сам читает и пишет его по сети. Чем больше людей и чем медленнее сеть, тем раньше база начнёт тормозить и тем выше риск повредить файл при обрыве связи.
Когда база перерастает Access
База Access перерастает свой формат в трёх случаях: файл подбирается к 2 ГБ, одновременных пользователей столько, что база начинает тормозить, или к данным нужен доступ не из Windows. Часть из 2 ГБ занимают системные объекты. Регулярное сжатие и восстановление базы возвращает место после удалённых записей, но предел только отодвигает.
Переезжать при этом не обязательно целиком.
Обычный путь такой: таблицы переносят в SQL Server, а формы, запросы и отчёты остаются в Access и работают со связанными таблицами через ODBC. Сотрудники открывают тот же привычный файл, а данные уже лежат на сервере. Таблицы переносит бесплатный SQL Server Migration Assistant для Access: перенесите базу по шагам руководства Microsoft, сначала на копии файла.
Для небольшой базы хватает бесплатного SQL Server Express: в выпуске 2025 года предел вырос до 50 ГБ на базу. Когда база больше или нужны задания по расписанию, берут Standard; как выбрать редакцию SQL Server, зависит от размера базы и числа ядер сервера.
В каком Office есть Access и есть ли он на Mac
Access есть в Office LTSC профессиональный плюс 2024, в Office профессиональный плюс 2021 и более старых профессиональных выпусках, а также в Microsoft 365 Персональный и для семьи, где у Microsoft стоит пометка «только для ПК с Windows». В Office для дома 2024, Office для дома и бизнеса 2024 и Office LTSC стандартный 2024 программы нет, и переустановка её туда не добавит. Один Access без Word и Excel тоже можно поставить с ключом Office LTSC 2024: установщик из образа ставит весь набор, поэтому Access ставят через средство развертывания Office (ODT), исключив остальные программы в файле настроек.
Access только для Windows
Версии для macOS у Access нет и не было, веб-версии тоже: веб-приложения Access в SharePoint Online Microsoft закрыла в 2018 году. На Mac базу открывают только в Windows: в виртуальной машине, через Boot Camp на Mac с процессором Intel или по удалённому рабочему столу на ПК с Windows.
Если базу сделал кто-то другой, а вам нужно в ней только работать, хватит бесплатного Microsoft 365 Access Runtime. Он открывает готовую базу с формами и отчётами, но области навигации в нём нет: видно только то, что показывает сама база (например, стартовая форма), а создать новую таблицу или поменять форму нельзя. Провайдер ACE.OLEDB для импорта баз Access в Power BI и свои программы входит в тот же Access Runtime (ядро базы с интерфейсами OLEDB, ODBC и DAO). Разрядность Runtime должна совпадать с разрядностью Office на компьютере; если импорт всё равно не идёт, проверьте драйвер ACE.OLEDB по нашей инструкции.
Для своей базы с нуля нужен полный Access.
Отдельно Microsoft его в России не продаёт: новые продажи приостановлены с 4 марта 2022 года. Остаётся пакет, где Access уже внутри, например Office LTSC 2024 Professional Plus с бессрочной лицензией, или аккаунт Microsoft 365 по подписке. Поддержка Access 2024 у Microsoft продлится до 9 октября 2029 года.
Развивается ли Access в 2026 году
Access в 2026 году развивается медленно, но регулярно: каждый месяц выходят исправления, а в Microsoft 365 появляются новые функции. Главное из последних постов блога Access на 12 ноября:
- 24 сентября: каскадные поля со списком без VBA (второй список сам фильтруется по выбору в первом);
- 7 октября: большие формы: ширина формы и высота раздела выросли с 22 до 2 000 дюймов, начиная со сборки 16.0.20430.20146 Текущего канала;
- 23 октября: исправления в версии 2610;
- 2 ноября: отказ от устаревшего элемента «Веб-браузер» на движке Internet Explorer.
Последний пункт касается тех, у кого в формах показывается веб-страница.
По объявлению Microsoft, с версии 2705 (18 мая 2027 года) старый элемент перестанет загружать страницы, у Access LTSC 2024 это случится 11 мая 2027 года. Вместо него ставят элемент управления «Браузер Edge», а код VBA, который обращался к HTML страницы напрямую, придётся переписать.
Новые функции приходят в Access из Microsoft 365, а бессрочный Access 2024 получает только исправления безопасности и ошибок. Для базы, которую годами ведут в офисе, это не минус: файл .accdb из Access 2010 открывается в Access 2024 без преобразования. Обратно совместимость хуже. Если в Access для Microsoft 365 растянуть форму больше 22 дюймов, открыть её смогут только сборки, которые знают большие формы.
Дистрибутивы: Microsoft 365 Персональный (Personal), Microsoft 365 Apps for enterprise.
Часто задаваемые вопросы
Access бесплатный?
Нет. Полный Access платный: он входит в Office профессиональный плюс и часть подписок Microsoft 365, а ещё продаётся отдельно (новые продажи в России Microsoft приостановила). Бесплатен Microsoft 365 Access Runtime: он открывает готовые базы и формы, но создавать и менять их не даёт.
Есть ли Access онлайн?
Нет. Access работает только как программа для Windows, браузерной версии нет: веб-приложения Access в SharePoint Online закрыты в 2018 году. Если перенести таблицы в SQL Server, к данным смогут подключаться и другие программы, но формы и отчёты Access по-прежнему открываются только в Windows.
Можно ли открыть базу Access в Excel?
Да, таблицы и запросы Access загружаются в Excel через «Данные» → «Получить данные» → «Из базы данных», затем пункт для базы Microsoft Access: выберите файл .accdb, в окне «Навигатор» отметьте таблицу или запрос и загрузите их на лист. Изменить так исходные данные базы нельзя: Excel получает копию для анализа.
Чем Access отличается от Excel?
Access хранит связанные таблицы, в нём есть формы и отчёты; Excel считает и строит диаграммы по данным на листе. Для одного списка хватит Excel, для нескольких связанных списков и одновременного ввода в одну базу удобнее Access.
Какая версия Access сейчас актуальная?
Access 2024 из Office LTSC 2024 и Access для Microsoft 365 (версия 2610 на Текущем канале в октябре 2026 года). Поддержка Access 2024 продлится до 9 октября 2029 года, у Access 2021 она закончилась 13 октября 2026 года.
Полезная статья?
Ваша оценка поможет нам стать лучше
Открыть и перевести файлы бесплатно
Чертежи, модели и документы открываются прямо в браузере, без установки программ. Файлы не уходят на сервер.
- 11 ноября 2026
- 63 просмотра
- 10 ноября 2026
- 83 просмотра
- 1 ноября 2026
- 356 просмотров
- 29 октября 2026
- 424 просмотра
